Cevinio - Factuurverwerking
Intro.
De factuurverwerkingsmodule van Cevinio is essentieel voor het controleren en afhandelen van inkomende facturen, waarbij gebruikers uitzonderingen zoals afwijkende bedragen of ontbrekende referenties moeten beoordelen, corrigeren en goedkeuren. Het oorspronkelijke systeem bood hierin te weinig ondersteuning: de interface was verouderd, informatie was verspreid over meerdere schermen en gebruikers verloren gemakkelijk het overzicht, vooral bij facturen met veel regels.
Om deze problemen aan te pakken, is de module volledig herzien met een focus op gebruiksvriendelijkheid, overzicht en efficiëntie. Relevante informatie is nu centraal gepresenteerd, interacties zijn intuïtiever gemaakt en het goedkeuringsproces is aanzienlijk vereenvoudigd. Dit resulteert in snellere verwerking, minder fouten en een verbeterde ondersteuning van de financiële processen binnen organisaties.
Probleemstelling.
Uitdagingen voor gebruikers
- Overmatig scrollen leidde tot verlies van overzicht.
- Iconen en acties waren niet altijd duidelijk.
- Relevante informatie was lastig te vinden.
- De interface oogde verouderd en onlogisch ingedeeld.
- Verschillende gebruikersrollen hadden verschillende informatiebehoeften, maar kregen allemaal dezelfde interface.
Doel voor opdrachtgever
- Efficiëntie verhogen.
- Gebruiksvriendelijkheid verbeteren.
- Een moderne, consistente UI neerzetten.
Oplossing.
Informatie groeperen en structureren
De factuurverwerkingspagina is herontworpen en opgedeeld in vier duidelijke blokken:
- Factuur header informatie (basisgegevens, details, PO-gegevens, attachments, log).
- Factuurlijnen, onderverdeeld in factuurregel type.
- De factuurafbeelding zelf.
- Acties, afhankelijk van de rol van de gebruiker.
Omdat verschillende gebruikers verschillende informatiebehoeften hebben, introduceerde ik vier viewmodes. Daarmee kan iedere gebruiker zelf de indeling kiezen die het best past bij hun workflow. Zo konden ze bijvoorbeeld de factuur links en de data rechts tonen, of andersom. Voor gebruikers die vooral met factuurlijnen werken, was er de mogelijkheid om deze over de volledige breedte van het scherm te bekijken, handig omdat facturen vaak tientallen regels bevatten.
Deze flexibiliteit gaf gebruikers meer controle en maakte het werkproces efficiënter, omdat iedereen het systeem kon afstemmen op zijn of haar voorkeur.
Slimme navigatie in tabs
Omdat er te veel informatie was om in één scherm te tonen, werd bijvoorbeeld de headerinformatie verdeeld over tabs (Invoice, Details, PO-gegevens, Attachments, Log).
Gebruikers gaven aan dat het klikken tussen tabs te veel handelingen kostte. In de verbeterde versie hebben we een scrollbare tabstructuur toegevoegd waarbij de actieve tab altijd meescrolt. Zo behouden gebruikers overzicht en context.
Bulkacties voor efficiëntie
AP-agents moesten soms meerdere factuurlijnen aanpassen. Dit was tijdrovend en foutgevoelig. We hebben bulkacties geïntroduceerd, waarmee gebruikers meerdere regels kunnen selecteren en in één handeling een kostenplaats of goedkeuring toepassen. Dit bespaart enorm veel tijd en verkleint de kans op fouten.
Verbeterde samenwerking & Feedback
In de oude situatie moest advies via het log opgezocht worden. In de nieuwe UI is advies direct zichtbaar met herkenbare iconen. Facturen waarvoor advies is gevraagd of ontvangen krijgen een duidelijke visuele aanduiding met extra informatie via een tooltip. Dit maakt samenwerking tussen collega’s transparanter en sneller.
Resultaat.
De vernieuwde module werd enthousiast ontvangen door klanten. Hoewel het project recent is afgerond en er nog geen kwantitatieve cijfers beschikbaar zijn, bevestigen eerste reacties dat de gebruikservaring aanzienlijk is verbeterd. De belangrijkste winstpunten:
- Minder scrollen en beter overzicht.
- Flexibele views per rol en voorkeur.
- Efficiënter verwerken van facturen dankzij bulkacties.
- Direct zichtbare en begrijpelijke feedback bij goedkeuring en advies.
Reflectie.
Dit project liet me zien hoe belangrijk het is om complexe processen op te delen in overzichtelijke structuren en altijd rekening te houden met verschillende gebruikersrollen. Het combineren van gebruikerstesten met iteratief design leverde waardevolle inzichten op: wat in theorie logisch leek, bleek in de praktijk vaak nog verbeterpunten te hebben.
Als ik dit project opnieuw zou aanpakken, zou ik nóg eerder in het proces echte eindgebruikers betrekken, zodat feedback al vanaf de eerste wireframes meegenomen kon worden. Daarnaast wil ik in toekomstige projecten meer aandacht besteden aan kwantitatieve metingen (bijvoorbeeld tijdsbesparing in minuten of minder fouten), om de impact nog krachtiger aan te tonen.